Technologia dla prawników cz. 2 – zarządzanie dokumentami

W poprzednim artykule próbowałem przedstawić technologie przydatne dla prawników, doradców podatkowych czy pracowników działów Compliance w ujęciu procesowym. Wynikiem tej próby było wskazanie obszarów/procesów do których można zastosować technologię. Dla przypomnienia obszary te to:

1 Procesy dotyczące dokumentów

2 Procesy dotyczące kontraktów

3 Zarządzanie kancelarią / działem prawnym

4 Aspekty finansowe

5 Analiza prawnicza

6 Analiza dużych ilości materiału elektronicznego

7 Współpraca między członkami zespołu i z klientem

8 Zarzadzanie ryzykiem

9 Zarządzanie projektami

Dzisiaj chciałbym spojrzeć na procesy dotyczące zarządzania dokumentami (proces nr 1 na powyższej liście) i zastanowić się jak technologia może tu pomóc prawnikowi. Trzeba zaznaczyć na wstępie, że temat ten jest mocno powiązany (czasami trudno ustalić granicę) z innymi tematami z listy np. z zarządzaniem i analizą kontraktów.

Pierwszym zakresem w jakim technologia może wesprzeć prawnika w zakresie zarządzania dokumentami jest możliwość tworzenia elektronicznego obiegu dokumentów („workflow”), pozwalającego na dokonywanie czynności (zatwierdzanie, przegląd etc) na zdematerializowanej – elektronicznej formie dokumentu. Elementarnym plusem takiego rozwiązania jest możliwość pracy nad danym dokumentem czy zadaniem go dotyczącym w oderwaniu od materialnej formy dokumentu. Ma to szczególne znaczenie przy pracy zdalnej, rozproszonych zespołach czy prawnikach, którzy wykonują swoje zadania w różnych miejscach. Ważny jest również aspekt ekonomiczny możliwych oszczędności z powodu zaprzestania dokonywania czynności na dokumentach fizycznych (drukowanie, transport etc).

Kolejnym zakresem, bardzo powiązanym z poprzednim jest możliwość z zastąpienia (w całości lub części) zbiorów dokumentów fizycznych zbiorami dokumentów zdematerializowanych. Podstawowym plusami tego rozwiązania są możliwość zdalnego dostępu, możliwość wspólnej pracy na dokumencie i możliwość bezproblemowego dzielenia się dokumentami. Nie bez znaczenia jest możliwość identyfikacji, wersjonowania i oznakowania („tagowania”) dokumentów. Pomagają one w sposób znaczny w pracy operacyjnej i projektowej.

Powyższe dwa zakresy (elektroniczny obieg dokumentów i tworzenie repozytoriów dokumentów) są często pod – elementem pracy projektowej, zarządzania działem prawnym / kancelarią czy współpracy z Klientem lub członkami zespołu.

Istotnym zakresem zarządzania dokumentami, przydatnym i ważnym również dla prawników są narzędzia i technologie wspierające tworzenie, obsługę  i porządkowanie korespondencji (zarówno tej formalnej jak i marketingowej).

Ważną technologią dotyczącą zarządzania dokumentami jest e-podpis. Pod nazwą tą kumulują się różne rozwiązania o różnych skutkach prawnych, ale dla uproszczenia można przyjąć że jest to technologia pozwalająca „podpisywać” czy „zatwierdzać” dokumenty, również w sposób wywołujący skutki prawne. Jest to narzędzie bardzo przydatne w sytuacji, gdy dwóch lub więcej uczestników procesu decyduje się na „zdigitalizowanie” ich interakcji.

Należy dodać, że wprowadzenie elektronicznego obiegu i przechowywania dokumentów pozwala na ich wykorzystanie w różnego rodzaju innych systemach i procesach. Może to być dla przykładu interakcja lub „wsad” do procesów systemów finansowo-księgowych czy systemów CRM (relacje z Klientami). Digitalizacja procesów dotyczących zarządzania dokumentami jest również często ważnym krokiem w automatyzacji i robotyzacji działań prawników.

Zdematerializowanie dokumentów pozwala również na ich interakcje (np. pobieranie danych) z systemami i bazami danych zewnętrznymi – np. KRS, CEDG czy rejestry dłużników.

Powyższe działania (wprowadzenie „workflow” i baz danych dokumentów, ich interakcje z innymi systemami, podpis elektroniczny) pozwalają na rozpoczęcie tworzenia w przestrzeni pracy prawników „digital workplace” („e – miejsca pracy czy e – miejsca świadczenia usług). Działania te są równeż nieodzownym składnikiem inicjatyw „paper less” mających za zadanie eliminację z procesów biznesowych dokumentów w formie papierowej.

Leave a comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: