Podczas szkoleń z zarządzania projektami prawnymi często trafiam na pytanie czym różnią się projekty od innych aktywności biznesowych i operacyjnych. Zarówno projekty jak i operacje są integralną częścią codziennych działań biznesowych, ale narzędzi ale metody służące do ich organizowania i usprawniania są inne. Dlatego warto spojrzeć na kilka charakterystyk, które odróżniają działania projektowe od operacyjnych:
- Czas – projekty ze swojej natury mają zwykle określony / przewidziany czas trwania a operacje są czynnościami codziennymi (mówiąc inaczej projekty są tymczasowe a operacje codzienne i powtarzalne)
- Produkt (wynik) – projekty zwykle dostarczają unikalne produkty, często definiowane podczas trwania projektu. Operacje dostarczają takie same (lub bardzo podobne produkty) w sposób ciągły a definiowanie produktu nie jest elementem procesu produkcyjnego
- Podejście do standaryzacji – w operacjach skupiamy się na standaryzacji i automatyzacji podczas gdy w pracy projektowej wyniki różnią się miedzy projektami (aczkolwiek również aktywności projektowe podlegają standaryzacji)
- Finansowanie – projekty często mają określony budżet, podczas gdy operacje funkcjonują na zasadzie samo finansowania (przychody pokrywają koszty i generują zysk)
- Rozwój biznesu – operacje, ze swą powtarzalności są pomocne w utrzymaniu status quo, projekty są bardziej odpowiednie do zarządzania zmianą biznesu i generowania nowych rozwiązań i produktów
- Różnice w wymaganych umiejętnościach – pracownicy operacyjni skupiają się na usprawnianiu powtarzalnych procesów a pracownicy projektowi bardziej na budowaniu umiejętności sprawdzających się w różnych projektach
Jakie będą więc przykłady prawniczych działań operacyjnych ? Poniżej kilka z nich
- Odnotowywanie i analiza czasu pracy (time tracking)
- Czynności związane z ustalanie i obciążaniem klienta kosztami (billing)
- Wystandaryzowane, powtarzalne usługi (np. związane z rejestracją działalności)
- Zarządzanie danymi klientów
- Analiza prawna
- Działania wsparcia (drukowanie, skanowanie)
A przykłady projektów prawniczych ?
- Stworzenie nowego produktu prawniczego
- Wprowadzenie nowej technologii / narzędzia do świadczenia usług prawniczych
- Skomplikowane usługi prawniczy (np. obsługa transakcji M&A)
Oczywiście, rzeczywistość jest znacznie bardziej skomplikowana niż modele, w związku z tym część działań będzie na granicy między operacjami a projektami. Wpływ na to ma również skrócenie cyklu życia produktów (mniejsza powtarzalność) i coraz ściślejsze współistnienie między operacjami a projektami (np. devops).