W poprzednim artykule spojrzeliśmy na procesy i narzędzia dotyczące zarządzania dokumentami, dzisiaj spojrzymy na procesy dotyczące kontraktów i zastanowimy się jak technologia może pomóc prawnikowi.
Dla przypomnienia – w pierwszym artykule cyklu próbowałem przedstawić technologie przydatne dla prawników, doradców podatkowych czy pracowników działów Compliance w ujęciu procesowym. Wynikiem tej próby było wskazanie obszarów/procesów do których można zastosować technologię. Obszary te to:
1 Procesy dotyczące dokumentów
2 Procesy dotyczące kontraktów
3 Zarządzanie kancelarią / działem prawnym
4 Aspekty finansowe
5 Analiza prawnicza
6 Analiza dużych ilości materiału elektronicznego
7 Współpraca między członkami zespołu i z klientem
8 Zarzadzanie ryzykiem
9 Zarządzanie projektami
Technologia może wesprzeć w zakresie umów (kontraktów) w dwóch podstawowych zakresach :
– zarządzania umowami
– analizy umów
W pierwszym zakresie – zarządzaniu umowami znajdą się przede wszystkim narzędzia pozwalające usprawnić lub zautomatyzować sporządzanie umów i związanych z nimi dokumentów (np. załączników). Narzędzia te zawierają zwykle standardowe umowy i klauzule i/lub umożliwiają wprowadzenie własnych szablonów. Pozwalają one na śledzenie wersji i statusu kontraktu oraz jego zatwierdzanie w procesie tworzenia umowy. Systemy te, zwykle pozwalają również na śledzenie historii zmian w dokumentach.
Kolejnym udogodnieniem jest możliwość dokonywania elektronicznego zatwierdzania / podpisywania kontraktów.
Zwykle systemy te pozwalają na katalogowanie kontraktów, ich filtrowanie, śledzenie terminów ważności oraz w mniejszym lub większym stopniu wgląd i analizę treści dokumentów.
Czasami systemy zarządzania umowami są elementami większych systemów (np. obsługujących procesy zakupowe) i udostępniają dodatkowe funkcje – np. elektroniczne negocjacje kontraktu z dostawcą.
Wprowadzenie systemów pierwszego zakresu związane jest najczęściej z uporządkowanie i usprawnieniem procesu kontraktowania w firmie. Pozwala również na digitalizację dokumentów i stanowi pierwszy krok do kolejnych działań (w tym zautomatyzowanych na ich elektronicznej formie).
W drugim zakresie – analizie umów – wyróżniłbym trzy pod – zakresy :
– analiza mająca na celu znalezienie określonych elementów umów
– analiza mająca na celu weryfikację umowy w świetle obowiązujących przepisów
– analiza mająca na celu weryfikację i uzupełnienie umowy w świetle wewnętrznych regulacji i procesów firmy
W pierwszym pod – zakresie „analizie mająca na celu znalezienie określonych elementów umów” znajdą się narzędzia pozwalające na wyszukanie w umowach określonych uregulowań (tak zwanych „data points” – np. dotyczących gwarancji, terminu obowiązywania, kar umownych etc). Systemy te zwykle mają „wszyte” podstawowe, najpopularniejsze „data points” (jak termin obowiązywania kontraktu), ale pozwalają również na wyszukanie niestandardowych, określonych prze klienta zakresów. Zwykle narzędzia te dają możliwość porównania danego uregulowania w dużej ilości umów, prezentując podsumowanie np. w formie arkusza kalkulacyjnego. Możliwe jest również, w niektórych narzędziach, zautomatyzowane wykonanie czynności na określonych zapisach (np. usunięcie lub zmiana). Systemy te są zwykle nakierowane na konkretne języki kontraktów, ale pojawiają się już narzędzia prawie agnostyczne w zakresie języka kontraktu.
W drugim pod – zakresie mamy narzędzia weryfikujące zgodność kontraktu z obowiązującymi przepisami (w określonej legislacji) i zwykle proponujące zmianę lub dodanie elementów zalecanych w danej legislacji i stosunku kontraktowym. Siłą rzeczy narzędzia te są przeznaczone dla konkretnych legislacji i są mocno uzależnione od zasilania ich zmianami przepisów.
W trzecim pod zakresie – mamy narzędzia mająca na celu weryfikację i uzupełnienie umowy w świetle wewnętrznych regulacji i procesów firmy. Mogą one sprawdzać zawarcie w umowie klauzul wymaganych przez polityki firmowe (np. polityki zakupowe) oraz pozwalają na dokonanie na danych kontraktowych określonych czynności wymaganych przez regulacje firmowe (np. sprawdzenie klienta pod względem zapobiegania procesowi prania pieniędzy).
Systemy drugiego zakresu (analiza umów) stosowane są zwykle w projektach gdzie wymagane jest analiza (due dilligence) dużej ilości kontraktów lub gdy zmiany regulacyjne wymagają przeanalizowania istniejących dokumentów pod kątem zgodności.
